Пять недель проекта, и у каждой своё назначение
В этой статье
Постановка учёта выглядит непонятной ровно до тех пор, пока не разложена по неделям. Разложим. Заказчики в Грозном – строительный и монтажный подряд, торговля стройматериалами, гостиницы, кафе и сети точек, поставщики по государственным контрактам. Часто это компании без отдельного финансиста, где цифры сводит сам владелец по вечерам. Пять недель ниже описаны как раз под такой случай.
Стартовая неделя: собираем то, что есть
Первые дни уходят на сбор данных. Нужны оборотка за год, выписки по расчётным счетам, кассовые отчёты точек, реестр договоров и те самые личные файлы владельца, куда он записывает настоящее положение дел. Их мы просим показать обязательно: в них обычно хранится половина смысла. Ничего нового заполнять не просим, работаем с уже существующими документами.
Неделя договорённостей: как именно будем считать
Вторая неделя – разговор о правилах. Для бизнеса Грозного с наличным оборотом и несколькими точками важнее всего развести три вещи: деньги компании, деньги владельца и деньги, которые пока чужие – авансы заказчиков и обеспечение по контрактам. Дополнительно решается, как считать результат каждой точки и каждого объекта отдельно. Договорённости записываются, распечатываются и подписываются, чтобы через месяц никто не вспоминал их по-разному. Занимает эта неделя у владельца часа три-четыре суммарно, разбитые на две встречи.
Неделя сборки: цифры сходятся в одном месте
Третья неделя техническая. Подключаем по порядку:
- учётную базу с документами закупки и реализации;
- банковские выписки, эквайринг и кассы точек;
- данные о заказах, сметах и подписанных актах;
- расчёты с сотрудниками и подотчётные суммы.
У компаний, у которых объекты и точки разбросаны по Чеченской Республике, добавляется сверка отчётов с мест. С наличной выручкой возни больше всего: её надо связать с продажами по дням и точкам, иначе поступления в отчёте будут висеть общей суммой без объяснения. Наличные и безналичные деньги попадают в один отчёт, а не живут в разных тетрадях.
Неделя проверки: первый закрытый месяц
Четвёртая неделя – закрытие завершившегося месяца по новым правилам и сверка. Выходят движение денежных средств, прибыли и убытки, управленческий баланс. Остаток по деньгам должен сойтись с выпиской, а прибыль – объясниться построчно. На объектах подряда обычно всплывает знакомая история: полученный аванс несколько месяцев выглядел прибылью, хотя работа по нему ещё не сделана. Отдельно на этой неделе разбираются типовые искажения:
- переводы между своими счетами, попавшие в поступления;
- личные покупки владельца в составе расходов компании;
- материалы, оплаченные заранее и списанные не тем месяцем;
- удержания заказчика по государственным контрактам.
Каждое расхождение подтверждается документом, а не объясняется словами про особенности методики.
Неделя передачи: отчётность остаётся у вас
Пятая неделя без разработки. Дашборд на одну страницу, платёжный календарь на месяц вперёд, обучение и совместное закрытие периода. Отдельно проговариваем, как читать отчёт о движении денег и почему прибыль в нём не равна остатку на счёте – для владельца, который до этого мерил дела деньгами в кассе, это главное открытие проекта.
Что делать, если считать в компании некому
Если финансиста нет и нанимать его рано, период закрываем мы – от 25 000 ₽ в месяц. Владелец получает готовые отчёты и разбор отклонений, а бухгалтерия занимается своей работой. Через полгода такой практики компании обычно берут учёт на себя, потому что регламент уже отлажен, а объём работы понятен.
Деньги и порядок оплаты
Полная постановка стоит от 220 000 ₽ и разбита на этапы с приёмкой каждого. Быстрый вариант с одной формой отчётности – от 80 000 ₽, и с него разумно начинать, если раньше системного учёта в компании не было вовсе. Состав работ разложен в разделе цен, сумму по вашей компании называем после разбора выгрузок.
Позвоните на +7 (901) 417-22-12 – обсудим ваши точки и объекты и назовём срок, за который соберётся отчётность.
